با توجه به این که مرتب در شناخت های ارایه شده گروه ها با مشکل تعریف گزارش مواجه هستند یک توصیف کلی از مفهوم گزارش و کاوش ارایه می نمایم.
گزارش واکشی و نمایش یک زیرمجموعه از اطلاعات موجود در محیط است که بسته به نیاز کاربران مورد استفاده قرار می گیرد و بسته به محیط متفاوت است. برای مثال در بقالی که فروش کالا انجام می گیرد و اطلاعات روزانه فروش ثبت می شود بدیهی است که یکی از گزارش های مطرحی که برای صاحب بقالی مفید است لیستی از فروش های انجام شده است که شامل تاریخ فروش ، جمع مبلغ فروش ، اقلا م به فروش رفته و تعداد انهاست و باید قابلیت گزارش گیری در بازه یک روز مشخص و یا یک بازه تاریخی را داشته باشد. این گزارش با عنوان گزارش های فروش شامل اطلاعات فروش با قابلیت محدود کردن خروجی های نمایش داده شونده با یک بازه زمانی تعیین می شود. گزارش دیگر می تواند گزارش موجودی انبار به ازای کالاهای مختلف باشد که در ان لیستی از کالاهای موجود و مانده موجودی انها نمایش داده می شود. کاوش نیز نوعی از گزارش است برای مثال کاوش شماره یک دانشجو و رسیدن به اطلاعات کارنامه اش در محیط دانشگاه خود نوعی گزارش از این محیط است.
در عین حال بر روی سی دی مثال های دیگری از گزارش هم بر روی محیط های مربوطه تعریف شده است.
